Digitale Beleg- und Buchhaltungsprozesse
Der Prozess beginnt lange bevor die Daten beim Steuerberater ankommen.
Ich übernehme keine laufende Finanzbuchhaltung, sondern optimiere die Prozesse davor: vom Entstehen und Eingang eines Belegs bis zur strukturierten Übergabe an die Steuerkanzlei.
Ein digitaler Belegprozess ist nicht automatisch effizient. Nicht mehr Software, sondern ein besserer Prozess.
Mein Schwerpunkt: der Prozess davor
Ich optimiere nicht die Arbeit des Steuerberaters. Ich optimiere die Unternehmensprozesse, die dafür sorgen, dass die richtigen Daten richtig beim Steuerberater und bei der Lohnabrechnung ankommen.
Wo entstehen heute unnötige Arbeitsschritte?
Auch mit DATEV Unternehmen online oder anderen digitalen Systemen können manuelle Tätigkeiten, doppelte Datenerfassung und Medienbrüche bleiben: etwa wenn Rechnungen aus E-Mails heruntergeladen, ausgedruckt oder eingescannt, umbenannt, abgelegt und erneut hochgeladen werden.
Deshalb beginnt die Arbeit beim Prozess, nicht beim neuen Tool:
- Beleg entsteht
- Eingang
- Erfassung
- Prüfung
- Freigabe
- Ablage
- Übergabe
- Steuerkanzlei
Dabei prüfen wir unter anderem:
- Entstehung und Eingangskanäle von Belegen und Daten,
- Bearbeitung, Prüfung, Freigaben und Verantwortlichkeiten,
- Mehrfacherfassungen sowie vorhandene, bezahlte und genutzte Systeme und Zugänge,
- Funktionen, Schnittstellen und digitale Übernahmen,
- sinnvoll eingerichtete Scan- und Ablageprozesse,
- die benötigten Daten der Steuerkanzlei.
Digitalisierung bedeutet nicht, Papier einfach einzuscannen. Unnötig hohe Scanauflösungen können je nach Anforderung größere Dateien und Datenmengen erzeugen, obwohl sie möglicherweise nicht erforderlich sind. Digitale Belege werden nicht pauschal umformatiert; Lesbarkeit und Anforderungen bleiben erhalten. Bei manuellem Speichern und erneutem Hochladen kann ein automatisierter Rechnungseingang oder eine Schnittstelle sinnvoll sein.
Vorhandene Systeme zuerst sinnvoll nutzen
Bevor zusätzliche Software eingeführt wird, prüfen wir vorhandene DATEV-Funktionen, Rechnungseingänge, Schnittstellen, Freigaben, Belegsammlung, Verantwortlichkeiten und Automatisierung.
Ob DATEV Unternehmen online, GetMyInvoices oder ein anderes System passt, hängt vom Prozess ab. DATEV-Datenservices Rechnungswesen und die GetMyInvoices-DATEV-Integration sind bedarfsabhängige Beispiele für Daten- und Belegübertragungen.
Voraussetzungen, Schnittstellen und Lizenzen prüfen wir im Einzelfall. Danach folgt die passende Technik.
Die Schnittstelle zum Steuerberater mitdenken
Deshalb klären wir: Welche Daten werden wann und in welcher Form übergeben, wer ist verantwortlich und welche Rückfragen entstehen regelmäßig? Ziel ist ein nachvollziehbarer Ablauf mit möglichst wenigen manuellen Zwischenschritten.
Was ich nicht übernehme
Ich übernehme keine laufende Finanzbuchhaltung und ersetze nicht Ihre Steuerkanzlei. Mein Schwerpunkt sind Unternehmensprozesse bis zur Übergabe an Buchhaltung und Steuerberatung. Steuerliche Beurteilungen und Tätigkeiten, die einer entsprechenden beruflichen Befugnis bedürfen, verbleiben bei den hierfür zuständigen Berufsträgern.
Typische Projektziele
Weniger doppelte Arbeit
Daten und Dokumente sollen möglichst nicht mehrfach erfasst, gespeichert oder übertragen werden müssen.
Klare Verantwortlichkeiten
Mitarbeitende wissen, welcher Schritt wann und in welchem System durchgeführt wird.
Vorhandene Systeme besser nutzen
Bevor neue Software gekauft wird, prüfen wir die vorhandenen Möglichkeiten.
Schnittstellen verbessern
Die Übergabe an Steuerkanzlei oder externe Buchhaltung wird mitgedacht.
Automatisierung gezielt einsetzen
Automatisiert wird dort, wo es dem Gesamtprozess tatsächlich hilft.
So gehen wir vor
Analyse
Wie laufen Belege, Daten, Freigaben und Übergaben heute tatsächlich durch Ihr Unternehmen?
Prozessdarstellung
Wir machen Medienbrüche, doppelte Arbeitsschritte, unklare Zuständigkeiten und unnötige manuelle Tätigkeiten sichtbar.
Soll-Prozess
Wir entwickeln einen Ablauf, der zu Ihrem Unternehmen und zu den Anforderungen der nachfolgenden Buchhaltung passt.
Technologieentscheidung
Erst jetzt prüfen wir vorhandene Systeme, Schnittstellen, zusätzliche Tools oder Automatisierungen.
Umsetzung
Der neue Ablauf wird eingeführt, Verantwortlichkeiten werden geklärt und Mitarbeitende in den Prozess eingebunden.
Optimierung
Im tatsächlichen Arbeitsalltag zeigt sich, wo nachjustiert werden muss.
Häufig gestellte Fragen
Nein. Mein Angebot konzentriert sich auf die Prozesse im Unternehmen bis zur Übergabe an die Buchhaltung bzw. Steuerkanzlei.
Nicht zwangsläufig. Zunächst prüfen wir, welche Systeme bereits vorhanden sind und ob deren Funktionen und Schnittstellen besser genutzt werden können. Zusätzliche Software ist nur eine mögliche Lösung.
DATEV Unternehmen online kann Bestandteil des bestehenden Prozesses sein. Entscheidend ist aber nicht das einzelne System, sondern wie Daten, Belege, Verantwortlichkeiten und Übergaben im gesamten Workflow organisiert sind.
Ja. Wenn eine ergänzende Lösung für den konkreten Prozess sinnvoll ist, kann diese in die Betrachtung einbezogen werden. Die Auswahl erfolgt nach dem Bedarf des Unternehmens und nicht nach einer vorgegebenen Tool-Liste.
Bei Bedarf stimmen wir die relevanten Schnittstellen gemeinsam ab: Welche Daten werden benötigt, in welchem Format sollen sie bereitgestellt werden und welche Verantwortlichkeiten liegen beim Unternehmen bzw. bei der Steuerkanzlei?
Das hängt von Ausgangslage, Unternehmensgröße, bestehenden Systemen und Projektumfang ab. Nach der ersten Analyse lässt sich ein realistischer Projekt- und Umsetzungsrahmen festlegen.
Nicht digitalisieren. Intelligent optimieren.
Nicht die Buchhaltung verändern. Den Prozess davor.
Strukturierte Daten, klare Verantwortlichkeiten und sinnvoll zusammenspielende Systeme können die Zusammenarbeit mit der nachfolgenden Buchhaltung erleichtern. Lassen Sie uns unnötige Arbeit im Prozess finden.