Was ist die GoBD überhaupt?

GoBD steht für "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form". Klingt sperrig – ist aber im Kern einfach: Es geht darum, dass Ihre Buchführung nachvollziehbar, vollständig und unveränderbar ist.

Die 4 wichtigsten Regeln

1. Unveränderbarkeit

Ein einmal erfasster Beleg darf nicht nachträglich verändert werden. Das bedeutet:

Keine Originale löschen
Änderungen nur als neue Version (mit Protokoll)
Kein Überschreiben von Dateien

Praxis: Nutzen Sie ein DMS (Dokumentenmanagement-System) oder zumindest eine Ordnerstruktur mit Schreibschutz.

2. Vollständigkeit

Alle Geschäftsvorfälle müssen lückenlos dokumentiert sein. Keine Rechnung darf fehlen, kein Kassenbon verschwinden.

Praxis: Tägliche Routine: Alle Belege des Tages scannen/erfassen. Nichts "für morgen" aufheben.

3. Nachvollziehbarkeit

Ein sachverständiger Dritter muss Ihre Buchführung in angemessener Zeit verstehen können. Das heißt:

Klare Kontierung
Nachvollziehbare Buchungstexte
Verknüpfung Beleg → Buchung

Praxis: Jede Buchung muss zum Beleg führen und umgekehrt.

4. Zeitgerechte Erfassung

Belege müssen zeitnah erfasst werden. "Zeitnah" bedeutet:

Kasseneinnahmen: täglich
Andere Belege: innerhalb von 10 Tagen

Praxis: Nicht den Schuhkarton am Monatsende zum Steuerberater bringen.

Digitale Belege: Was gilt?

Seit 2015 dürfen Sie Papierbelege scannen und das Original vernichten – wenn:

Der Scan das Original originalgetreu wiedergibt
Eine Verfahrensdokumentation existiert
Die Aufbewahrungsfrist eingehalten wird (10 Jahre)

Die Verfahrensdokumentation

Klingt aufwändig, ist aber nur eine Beschreibung: Wie erfassen Sie Belege? Wer ist zuständig? Welche Software nutzen Sie? Wie wird archiviert?

Tipp: 2-3 Seiten reichen für die meisten KMU. Kein Roman nötig.

Häufige Fehler

Belege nur als E-Mail-Anhang speichern → Nicht GoBD-konform, da veränderbar
Originalbelege nach Scan sofort vernichten → Erst nach Prüfung der Scan-Qualität
Keine Verfahrensdokumentation → Pflicht, auch wenn niemand danach fragt
USB-Stick als Archiv → Keine Unveränderbarkeit gewährleistet

Fazit

GoBD-Konformität ist kein Hexenwerk. Die meisten modernen Buchhaltungsprogramme erfüllen die Anforderungen automatisch. Wichtig ist nur: Nutzen Sie sie auch richtig und dokumentieren Sie Ihren Prozess.

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GoBD-konforme Belegablage: Was Sie wirklich beachten müssen